RPA là Tự động hóa quy trình bằng robot. Đây là một dạng công nghệ tự động hóa quy trình kinh doanh dựa trên các robot phần mềm (bot) hoặc trí tuệ nhân tạo (Artificial Intelligence - AI).

RPA là tập hợp các công nghệ nhằm xây dựng các phần mềm làm thay những công việc thường ngày của con người, thường là những việc có tính chất lặp đi lặp lại các hành động giống nhau mỗi lần thực hiện. Bạn có thể hình dung một nhân viên văn phòng hàng ngày sẽ phải nhập thông tin vào một hệ thống theo một biểu mẫu hoặc truy xuất dữ liệu từ cơ sở dữ liệu của công ty chẳng hạn, thay vì phải thực hiện các hành động tương tự nhau mỗi ngày, bạn có thể áp dụng RPA để tối ưu hóa quá trình làm việc.

Cách thức hoạt động của RPA đó là dựa vào danh sách các hành động có tuần tự của người dùng thực hiện một tác vụ nào đó ở GUI (Graphical User Interface), sau đó tự động hóa lặp lại các bước đó. Do đó, RPA có thể hạ thấp rào cản đối với việc sử dụng tự động hóa vào các sản phẩm không có API cho mục đích này.

Vậy nên, việc phát triển RPA không phân biệt quy mô hay loại hình doanh nghiệp, mà phù hợp với tính chất công việc:

- Có tính quy luật, ít khi thay đổi

- Dễ xuất hiện sai sót trong quá trình xử lý, thao tác

- Làm việc với nhiều dữ liệu là các con số

- Có tính khắt khe về thời gian (chạy trong một lịch cố định, trong một khoảng thời gian có thể ước lượng)